1.Almennt

Leikskólanum Örk er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Leikskólinn leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Örk safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli leikskólinn safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

2.Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.

Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við þær persónuupplýsingar sem falla undir 3. tölul. 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018, svo sem upplýsingar um stéttarfélagsaðild og heilsufarsupplýsingar.

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu og eyðingu.

3.Hvernig vinnur Örk persónuupplýsingar?

Hjá leikskólanum fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Leikskólinn gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.

Leikskólinn gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

1)Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.

2)Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.

3)Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.

4)Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.

5)Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.

6)Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

• 4.Sjálfvirk ákvarðanataka

Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

Hjá Örk fer ekki fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.

5.Um hverja safnar Örk persónuupplýsingum?

Til að geta starfað með eðlilegum hætti og sinnt skyldum sínum verður leikskólinn að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem leikskólinn hefur undir höndum geta verið um leikskólanemendur, foreldra, forráðamenn, starfsmenn og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

6.Hvaða persónuupplýsingum safnar Örk?

Leikskólinn safnar ólíkum persónuupplýsingum eftir því hvaða hóp einstaklinga er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast leikskólinn við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Leikskólinn safnar grunnupplýsingum um leikskólanemendur eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi og öðrum upplýsingum sem nauðsynlegar eru vegna dvalarsamnings. Auk þess þarf Örk að halda utan um viðveru leikskólanemenda. Jafnframt safnar leikskólinn myndefni sem sýnir hvað leikskólabörn hafa fyrir stafni á skólatíma. Einnig safnar leikskólinn nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum um foreldra.

Þá safnar leikskólinn nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi, símanúmeri og bankaupplýsingum ásamt því að haldið er utan um viðveru þeirra. Örk kallar eftir sakavottorði samkvæmt lagaskyldu sem á leikskólanum hvílir en í lögum nr. 90/2008 um leikskóla er kveðið á um að við ráðningu í leikskóla skuli liggja fyrir sakavottorð eða heimild leikskólastjóra til að afla upplýsinga úr sakaskrá.

Þá þarf Örk að halda til haga nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum, svo sem nafni og netfangi, um aðra þriðju aðila.

Í ákveðnum tilvikum þarf leikskólinn að safna viðkvæmum persónuupplýsingum um nemendur, til dæmis upplýsingum um heilsufar þeirra og þroska. Einnig þarf leikskólinn að safna viðkvæmum persónuupplýsingum um starfsfólk, til dæmis upplýsingum um stéttarfélagsaðild ásamt því að halda utan um veikindaskráningar þess. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

7.Í hvaða tilgangi safnar Örk persónuupplýsingum?

Undir flestum kringumstæðum safnar leikskólinn persónuupplýsingum í þeim tilgangi að uppfylla lagaskyldu sem á leikskólanum hvílir, aðallega skyldu samkvæmt lögum um leikskóla nr. 90/2008. Í ákveðnum tilvikum þarf leikskólinn að vinna með persónuupplýsingar, til dæmis um starfsmenn, til að hægt sé að efna samning við viðkomandi aðila.

8.Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Örk safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

●Til að uppfylla lagaskyldu sem á leikskólanum hvílir.

●Til að uppfylla samningsskyldu, til dæmis við starfsfólk.

●Samþykki einstaklinga, til dæmis í tengslum við myndatöku og myndbirtingar í leikskólanum.

●Til að gæta að lögmætum hagsmunum sínum.

9.Hve lengi geymir Örk persónuupplýsingar?

Leikskólinn er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Vegna þess er leikskólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið þeirra laga nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem leikskólinn vinnur, bæði pappírsgögn og gögn á rafrænu formi, afhentar Héraðsskjalasafni Rangæinga og V-Skaftfellinga að þremur til fimm árum liðnum eftir að barn hættir í leikskólanum og starfsmaður lætur af störfum.

10.Frá hverjum safnar Örk persónuupplýsingum?

Leikskólinn safnar yfirleitt persónuupplýsingum beint frá þeim aðila sem upplýsingarnar varðar, einkum í tilviki starfsmanna. Persónuupplýsingum um leikskólanemendur safnar Örk þó frá foreldrum og forráðamönnum. Í ákveðnum tilvikum þarf leikskólinn að safna upplýsingum frá þriðju aðilum, til dæmis sérfræðingum af ýmsu tagi. Þegar aflað er upplýsinga frá þriðja aðila mun Örk eftir fremsta megni reyna að upplýsa foreldra og forráðamenn um það.

11.Hvenær miðlar Örk persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

Leikskólinn miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur sem halda utan um rafræn upplýsingakerfi. Í þeim tilfellum er gerður vinnslusamningur við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum leikskólans um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Þá ber að geta þess að samkvæmt lögum nr. 90/2008 um leikskóla skulu persónuupplýsingar sem fyrir liggja um einstakt barn í leikskóla og sem þykja nauðsynlegar fyrir velferð og aðlögun þess í grunnskóla fylgja barninu þegar það hefur nám í grunnskóla endar er krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Í öðrum tilvikum getur einnig verið nauðsynlegt fyrir leikskólann að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila, til dæmis þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, svo sem Ríkisskattstjóra vegna launaútreikninga starfsmanna.

12.Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Örk er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Leikskólinn gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

13.Öryggi upplýsinganna

Örk leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.

Auk þess stuðlar leikskólinn að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

14.Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar og réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

15.Samskiptaupplýsingar Arkar

Nafn: Leikskólinn Örk

Heimilisfang: Hvolsvegi 35, 860 Hvolsvelli

Netfang: leikskoli@hvolsvollur.is

16.Persónuverndarfulltrúi

Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:

Nafn: Dattaca Labs ehf.

Heimilisfang: Engjateigi 9, 105 Reykjavík

Netfang: dpo@dattacalabs.com

17.Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Dragi einstaklingar í efa að Örk meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

18.Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu

Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Örk vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu leikskólans Arkar: http://ork.leikskolinn.is/.

Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Síðast uppfærð: Janúar 2021